Stärk ditt företags krisberedskap - Praktiska råd och strategier

• Ekonomisk överlevnad

Alla företag behöver kunna betala löner, räkningar, skatter och avgifter, oavsett vad som händer. Att förstå hur verksamheten fungerar i normalläge och vilka sårbarheter som finns är viktigt för att kunna utveckla reservlösningar som ökar beredskapen.

• Uppfylla åtaganden
  

Alla företag har avtal om leveranser. Vad säger avtalen om leverans vid störningar, kriser och krig? Kunskap om vad som gäller ger ett underlag för att prioritera vilka åtgärder som är viktigast för att uppfylla avtalen

• Konkurrensfördelar

Har ditt företag en god beredskap kan du påvisa leveranssäkerhet och därmed vinna affärer tack vare fördelar gentemot andra, mindre förberedda företag.

• Förtroende
  

Gott förtroende hos leverantörer och kunder är avgörande för ett företags framgång. En stark beredskap kan stärka förtroendet för företaget vid en kris, medan dålig beredskap kan leda till förluster, skadestånd och i värsta fall konkurs.

• Tydlighet i relationer
  

Att arbeta med beredskap ger insikt om företagets styrkor och svagheter. Din kunskap om krisberedskapen ger en tydligare bild av vad du kan lova eller inte lova leverantörer och kunder och är en bra utgångspunkt för förhandlingar om beredskapsåtgärder med de aktörer som ditt företag är beroende av.

• Identifiera hot och risker

Börja med att göra en lista över vad som kan hända och påverka ditt företag och dess leveranser mest. Använd rimliga och realistiska scenarier: brand, inbrott/stöld, trafikolycka, elavbrott, internet- eller teleavbrott, hög personalfrånvaro, stopp i leveranser.

• Analysera dina behov
  

Vad behövs för att ni ska kunna leverera? Identifiera det som är avgörande för att företaget ska kunna tillhandahålla sina varor eller tjänster, exempelvis råvaror/leveranser, personal, fordon, drivmedel, betallösningar, IT-system, telefoni, lokaler etc.

• Prioritera risker och åtgärder

Bedöm vilka händelser som är mest sannolika och/eller har störst påverkan. Fundera på vad som krävs för att hantera sådana händelser så effektivt som möjligt. Försök identifiera åtgärder som kan säkra de viktigaste resurserna vid de scenarier du har identifierat. "Om detta inträffar, borde vi ha gjort detta..."

• Gör en kostnad-nyttokalkyl

Utvärdera vad olika åtgärder skulle kosta och jämför nyttan med den förbättring de medför för beredskapen. Allt kan inte genomföras på en gång, och det kommer alltid att finnas kvar vissa sårbarheter och risker.

• Skapa en kontinuitetsplan

Skriv en kontinuitetsplan som beskriver vad chefer och personal ska göra om olika händelser inträffar eller om något som behövs för leveranser saknas. Vem gör vad om X händer?

• Utveckla en åtgärdslista

Gör en åtgärdslista med de identifierade åtgärderna, med de viktigaste först. Glöm inte bort de övriga åtgärderna som kanske kan genomföras senare. Håll koll på de återstående åtgärderna och utvärdera möjligheterna att genomföra dem efter hand. En fördel med kontinuitetsplanering är att ni får bättre överblick över kvarvarande brister och kan arbeta med reservrutiner för att minska effekterna om något händer.

Alla företag behöver se över sina beredskapslösningar och utvärdera vad som passar bäst. Nedan följer några exempel på åtgärder inom olika områden:

• Säkerhet

Se över nuläget och behovet av lås, larm, kamerabevakning, vaktbolagsrondering, brandsläckningsutrustning osv. Organisera och säkerställ att nycklar och passerkort är i ordning. Påminn om, och kontrollera, låsning av lokaler samt ansvarsfull hantering av företagets tillgångar. Bedöm vad som är rimligt utifrån risk- och hotbilden.

• Lokaler och fordon

Var ska verksamheten bedrivas om ordinarie lokaler brinner? Är det möjligt att ha två separata lokaler? Vilka lokaler skulle kunna fungera som alternativ? Hur kan man snabbt hyra en ersättningsbil?

• Energiförsörjning

Skapa en god grund för energiekonomi. Rådgör med en energirådgivare. Behövs ett bränslelager för drivmedel? Finns alternativa platser för att ladda elbilar? Har ni reservkraftverk, och kan ni dela ett med andra företag på olika orter (eftersom ni kanske inte drabbas samtidigt av ett elavbrott)? Var finns det reservkraftverk att hyra? (Tänk på att många vill hyra elverk vid elavbrott.)

• Betalningslösningar

Ordna flera betalningsalternativ (kontanter, Swish, kort, faktura osv.). Se till att ha batteribackup och flera internetuppkopplingsalternativ för betalsystemet. Minst ett sätt att ta betalt bör vara pappersbaserat, tillsammans med en aktuell prislista på papper. Diskutera med banken, betalterminalleverantören och redovisningsbyrån om hur ni ska hantera betalningar om ordinarie rutiner inte fungerar.

• Lager och leveranser

Lager innebär kostnader men också ökad leveranssäkerhet. Bygg upp ett "rimligt" lager av det som företaget mest behöver – två veckors lagerkapacitet är en bra början. Prata med leverantörer om deras beredskap och förmåga att leverera. Se över behovet av flera leverantörer för att minska risken vid störningar.

• IT-säkerhet

IT-intrång och hacking är stora risker om man saknar uppdaterade säkerhetslösningar. Ta hjälp av experter och följ råden från MSB och Polisen i kampanjen "Tänk säkert". Ställ frågor till era betalsystemleverantörer om deras säkerhet.

• Uppvärmning och kylning

Lär känna era lokaler och hur de påverkas av kyla och värme. Skapa reservlösningar för uppvärmning och kylning i nödvändiga lokaler och en "kallställningsplan" för dem som inte behöver vara uppvärmda. Reservkraft för cirkulationspumpar och möjligheter till vedeldning är bra att ha. Kontakta elfirmor och rörmokare för att utforma reservlösningar.

• Personalplanering

Utbilda fler personer i verksamhetskritiska moment för att undvika beroende av nyckelpersoner. Involvera personalen i krisplaneringen och utveckla en kultur där man är beredd att lösa företagets uppdrag vid kris och krig. Se till att alla anställda tar ansvar för att göra förberedelser hemma, så att de kan arbeta oavsett situation. Använd broschyren "Om krisen eller kriget kommer" som utgångspunkt.

Alla företag är beroende av sina anställdas insatser varje arbetsdag.

• Arbetsrätt vid vardag och kris
  • Normala regler gäller
    Vid kris gäller samma regler för arbete som i vardagen.
  • Närvaro på jobbet
    Man kan inte "skylla på krisen" för att få ledigt med lön. Man får betalt om man utför arbete åt arbetsgivaren och ska försöka ta sig till jobbet oavsett omständigheter. Om inget arbete utförs, måste man ta ut ledighet på annat sätt.
  • Förberedelser
    Företaget och personalen behöver diskutera hur verksamheten ska fungera vid snökaos eller andra störningar, så att företagets uppdrag kan lösas på bästa sätt. Lösningarna kan inkludera arbete hemifrån, att resa tidigare eller senare till jobbet, eller att stanna kvar på arbetsplatsen tills avlösning sker. Ofta kan påverkan förutses genom prognoser eller varningar, men det är viktigast att alla förbereder sig i hemmet för att kunna ta sig till arbetet vid störningar som el- eller värmeavbrott.
• Arbetsrätt vid krig eller krigsfara
  När regeringen beordrar höjd beredskap eller vid krig förändras arbetsrätten avsevärt.
  • Totalförsvarsplikt
    Totalförsvarsplikt innebär att alla som bor i Sverige och är mellan 16 och 70 år kan kallas in för att hjälpa till på olika sätt vid krigsfara eller krig. Det kan ske genom:
    1. Värnplikt i Försvarsmakten eller civilplikt inom verksamheter som regeringen beslutar om. Personer som ska tjänstgöra enligt värnplikt eller civilplikt är utbildade och krigsplacerade vid sitt militära förband eller den verksamhet där de ska arbeta.
    2. Allmän tjänsteplikt, som innebär att man tjänstgör inom verksamheter som måste fungera vid krigsfara och krig. Detta kan innebära att man:
       • Fortsätter sitt vanliga arbete,
       • Tjänstgör enligt särskilt avtal, exempelvis genom medlemskap i en frivillig försvarsorganisation,
       • Eller utför arbete som är viktigt för totalförsvaret, enligt uppdrag från Arbetsförmedlingen.
    Om man inte har en aktuell krigsplacering är det fortfarande obligatoriskt att gå till jobbet. Att inte göra det innebär ett brott mot totalförsvarsplikten och kan leda till rättsliga konsekvenser.
  • Arbetsrättsliga beredskapslagen
    I krig kan regeringen besluta att den arbetsrättsliga beredskapslagen ska träda i kraft, vilket innebär inskränkningar i medbestämmande och fackliga rättigheter.
  • Arbetstidsregler
    Vid krig kan arbetsgivare planera arbetstid upp till 60 timmar i veckan med 24 timmars veckovila. Arbetsgivaren ska fortfarande betala lön för utfört arbete och bör sträva efter att driva verksamheten som vanligt, utan att överbelasta personalen.
  • Krigsplacering
    En anställd med krigsplacering i försvaret eller annan verksamhet lämnar företaget vid höjd beredskap. Kontrollera med personalen om de har krigsplaceringar. Om en central aktör inom totalförsvaret anser att företaget är viktigt för totalförsvaret kan företaget självt krigsplacera sin personal, förutsatt att ett utlåtande från en offentlig aktör bekräftar att företaget behövs för totalförsvaret. Vid osäkerhet, kontakta Plikt- och prövningsverket.
  • Fortsatt arbete
    För de flesta företag och verksamheter är målet att fortsätta verksamheten så normalt som möjligt, vilket förutsätter att personalen fortsätter att arbeta.
  • Omplacering
    I krig kan behovet av varor och tjänster förändras snabbt, och företag behöver vara flexibla i sina erbjudanden för att möta efterfrågan. Det innebär att personalen kan behöva omplaceras inom olika delar av verksamheten.
  • Nyanställningar
    Ett krig kan innebära utmaningar som kräver fler och olika typer av personal. En viktig del av krigsplaneringen är att snabbt kunna anställa ny personal, även utan ordinarie system. Arbetsförmedlingen är en viktig samarbetspartner, och de ska kunna bedriva sin verksamhet så bra som möjligt oavsett situation.

Alla företag är beroende av sina anställdas insatser varje arbetsdag.

• Börja idag

Ta upp frågan om kris- och krigsplanering redan idag. Vänta inte. Vidta någon åtgärd som bedöms nödvändig, ekonomiskt försvarbar och genomförbar. Då har ni påbörjat arbetet med att stärka er kris- och krigsberedskap.

• Involvera dina anställda
  

Personalen är företagets viktigaste resurs. Diskutera beredskap med alla anställda. Genom att involvera hela personalen får ni fler perspektiv och kan fatta bättre beslut än om bara en person planerar.

• Samarbeta

Hitta ett företag som liknar ert och bolla beredskapsfrågor med dem. Ni kan ha olika idéer om åtgärder och kanske dela på reservlösningar, som elverk eller fordon.

• Testa regelbundet

När ni inför en reservlösning, se till att testa den i praktiken. Vid behov, justera åtgärderna baserat på testresultaten.

• Håll dig uppdaterad

Följ beredskapsfrågor via branschorganisationer, lokala företagarnätverk eller andra relevanta kanaler. Kommunens beredskapssamordnare eller näringslivsenhet kan ge vägledning och tips om vart du kan vända dig med dina frågor. Det är bättre att vara insatt och förberedd än okunnig och rädd.

• Se möjligheterna

Kan ditt företag skapa erbjudanden som förbättrar andras beredskap i förväg eller under en kris/ett krig? Genom att använda beredskapsargumentet kan företaget kanske växa med nya varor och tjänster för olika ändamål och kunder.